Trasferire Outlook su un nuovo PC senza perdere nulla

La domanda giusta non è come esportare, ma dove vive davvero la tua posta.

Il computer nuovo è acceso, Outlook si apre su una casella vuota e il pulsante che porta via tutto in un colpo solo non esiste. Alla fine di questa pagina saprai che cosa torna da solo, che cosa devi andare a prendere sul vecchio computer e in che ordine muoverti.

Quasi tutte le guide partono da qui: esporta un file PST e importalo. Per la maggior parte delle persone è la risposta sbagliata, e costa un pomeriggio. La posta di un account moderno sta sul server, non sul disco: se la copi, ottieni un doppione congelato di qualcosa che continua a vivere.

Ci sono tre situazioni possibili e cambiano tutto. Con Microsoft 365, Outlook.com o Exchange i dati stanno sul server. Con IMAP la posta sta sul server ma le cartelle locali no. Con POP sta tutto sul computer vecchio, e solo lì.

Il tipo di account si legge in due clic, nella colonna Tipo.

Sul computer vecchio apri File > Impostazioni account > Impostazioni account. Compare l'elenco delle caselle configurate e, sulla destra, una colonna Tipo. La parola scritta lì conta più di qualsiasi procedura.

• Microsoft Exchange, quello che vedi con un abbonamento Microsoft 365, con un indirizzo Outlook.com o con la posta aziendale: i dati stanno sul server.
• IMAP/SMTP: i messaggi stanno sul server, le cartelle locali e l'archivio quasi mai.
• POP/SMTP: tutto sta su quel computer e da nessun'altra parte.

Approfitta di quella finestra per fotografare lo schermo con il telefono: indirizzo esatto, server in entrata, server in uscita. Questi dati non viaggiano dentro nessun file e li dovrai riscrivere a mano. Se hai anche una casella PEC configurata in Outlook, trattala come un account a sé: vale la stessa regola, conta solo il tipo che leggi in quella colonna.

Che tu lavori con un abbonamento o con una versione acquistata una volta sola non cambia niente per i tuoi dati, anche se cambia parecchio per il resto: le differenze sono raccolte nel confronto fra Microsoft 365 e Office 2021.

Con Microsoft 365, Outlook.com o Exchange non devi esportare niente.

Se nella colonna leggi Exchange, il trasloco sta in una frase: aggiungi l'account sul computer nuovo e lascia lavorare Outlook. Messaggi, calendario e contatti riscendono dal server. Su una casella grande ci vuole un'ora buona.

In quel caso esportare un PST gioca contro di te: crei una seconda copia, ferma al giorno dell'esportazione, di una casella che intanto continua a riempirsi. Il giorno in cui la reimporti trovi ogni messaggio in doppio, in ogni cartella.

La colonna che conta è la quarta. Sulle prime tre non ci scrive quasi nessuno, su quella ci scrivono due settimane dopo il trasloco.

Con un account POP di Aruba o di un altro provider italiano la posta esiste in un posto solo.

Questo è il caso italiano per eccellenza, e anche il più delicato. Moltissime caselle Aruba, Libero o Tiscali sono state configurate in POP anni fa, quando era la scelta normale, e nessuno le ha più toccate. Un account POP scarica i messaggi dal server sul computer e, con l'impostazione predefinita, li cancella dal server. Il vecchio PC non è una copia della casella. È la casella.

Un artigiano ci ha scritto in primavera con un problema che sembrava assurdo: la posta gli si era divisa a metà fra due computer. Aveva configurato la casella Aruba sul portatile nuovo mentre il fisso in officina restava acceso tutto il giorno. I due Outlook si contendevano lo stesso server, ognuno prendeva quello che arrivava prima e lo toglieva all'altro. Nessun messaggio era andato perso, ma trovarli richiedeva di aprire due macchine diverse.

Prima di qualsiasi altra cosa, sul computer vecchio: apri File > Impostazioni account > Impostazioni account, fai doppio clic sull'account POP, premi Altre impostazioni e, nella scheda Impostazioni avanzate, alla voce che riguarda il recapito, attiva l'opzione che lascia una copia dei messaggi sul server. Da quel momento puoi lavorare tranquillo.

E una regola pratica che vale più di dieci pagine di guida: finché non hai finito, tieni Outlook chiuso su una delle due macchine. Sempre. Con POP, ogni invio e ricezione sposta la posta in modo definitivo, e non c'è nessun pulsante che la rimetta dov'era.

Con IMAP torna quasi tutto, tranne le cartelle locali e l'archivio.

Se nella colonna leggi IMAP puoi stare abbastanza sereno: la casella si ricostruisce da sola. Il punto è quel secondo blocco di cartelle che compare in fondo all'elenco di tanti Outlook con qualche anno alle spalle, chiamato Cartelle personali, Archivio o File di dati di Outlook.

Quel blocco non è mai stato sul server. Se hai preso l'abitudine di spostarci dentro i messaggi vecchi per alleggerire la casella, è esattamente la parte che devi portare via a mano, ed è anche la parte a cui tieni di più, perché di solito contiene le pratiche chiuse.

La verifica è semplice e non richiede niente di tecnico: apri la stessa cartella sul telefono. Se c'è, sta sul server. Se sul telefono non esiste, è locale.

Il file PST si crea sul computer vecchio e si importa sul nuovo, in quest'ordine.

Hai stabilito che esiste posta solo locale. Questa è la procedura, in Outlook classico, sulla macchina vecchia.

1. Apri File > Apri ed esporta > Importa/Esporta. Parte l'Importazione/Esportazione guidata.
2. Scegli Esporta in un file, poi Avanti, poi File di dati di Outlook (pst).
3. Seleziona l'account o la cartella da portare via. Se hai due caselle, ripeti l'operazione due volte.
4. Controlla che la casella Includi sottocartelle sia selezionata. È la dimenticanza più comune e ti lascia con la Posta in arrivo e niente sotto.
5. Premi Sfoglia per scegliere dove salvare il file, su una chiavetta o su un disco esterno, e chiudi con Fine.

Gli allegati non richiedono attenzioni particolari: Microsoft scrive che quando Outlook esporta i messaggi in un file PST include anche gli eventuali allegati.

Sul computer nuovo configura prima l'account e importa dopo. Senza account configurato Outlook non ha una casella dove mettere i messaggi e li appoggia in un file staccato, di fianco.

1. Torna su File > Apri ed esporta > Importa/Esporta.
2. Scegli Importa da un altro programma o file e poi File di dati di Outlook (pst).
3. Usa Sfoglia per individuare il file e decidi in Opzioni come gestire i duplicati.
4. Inserisci la password se c'è, scegli la cassetta postale di destinazione e premi Fine.

Se non ricordi dove sia quel file sulla macchina vecchia, Microsoft lo tiene qui per impostazione predefinita:

C:\Users\<nome utente>\Documents\Outlook Files

Due avvertenze di Microsoft evitano parecchie delusioni: spostare un PST da un computer all'altro non sposta le impostazioni dell'account di posta, e un file OST, quello che trovi con Exchange e Microsoft 365, non si sposta affatto, perché Outlook lo ricrea da solo quando aggiungi l'account. Non copiare mai un OST. La procedura completa sta nella pagina di supporto Microsoft sull'esportazione in un file PST, verificata l'8 agosto 2026.

Il nuovo Outlook legge un file PST ma non sa importarlo.

Da quando il nuovo Outlook arriva già installato sui computer appena comprati, metà dei traslochi si ferma qui. Leggere legge: apri un PST, guardi dentro, trascini i messaggi nella casella. Importare, no.

Microsoft lo dice senza giri di parole: «L'importazione di una cassetta postale o di un calendario con un file PST non è attualmente supportata nel nuovo Outlook». E sul contenuto di quel file: «gli elementi di Calendar e contatti salvati in file PST non saranno accessibili in questa versione». Appuntamenti e contatti sono dentro il PST, ma da lì non li vedi.

L'esportazione invece c'è: Impostazioni > Files > Esporta, poi Inizia. Nell'interfaccia italiana quella voce compare ancora con il nome inglese, Files; la posizione è quella.

Per importare, abbassa l'interruttore Nuovo Outlook in alto a destra, torna alla versione classica, importa lì e poi rientra nella nuova interfaccia se ti piace di più. Dieci minuti di giro contro un pomeriggio passato a cercare un pulsante che non c'è: il conto lo fai da solo.

Regole, visualizzazioni e mittenti bloccati non entrano nel file PST.

Questa è la parte che manca in quasi tutte le guide ed è quella che poi manca davvero alle persone. La posta torna. È il comportamento del tuo Outlook che non torna.

Microsoft lo scrive per esteso nella pagina sull'importazione: «Outlook non esporta però i metadati, come le proprietà delle cartelle (visualizzazioni, autorizzazioni, impostazioni di archiviazione automatica), le regole dei messaggi e gli elenchi di mittenti bloccati».

Tradotto nella giornata di lavoro: la cartella che ordinavi per mittente torna ordinata per data, la regola che spostava le fatture nella sua sottocartella non sposta più niente e la newsletter bloccata anni fa ricompare in Posta in arrivo. Non si è rotto nulla. Non è mai partito.

Stessa sorte per le parti rapide, il dizionario personalizzato e le categorie colore legate a un file di dati locale. Sono impostazioni, non messaggi, e un PST trasporta solo messaggi.

Firme, regole, contatti e completamento automatico si recuperano uno alla volta.

Quattro cose diverse, quattro strade diverse. Nessuna è lunga, nessuna parte da sola.

Le firme. Con una casella Microsoft 365 o Outlook.com e una versione recente di Outlook restano nella cassetta postale e le ritrovi già pronte. Con POP, IMAP o un Exchange aziendale sono file dentro il tuo profilo Windows: chiudi Outlook e copia questa cartella nella stessa posizione sul computer nuovo.

%APPDATA%\Microsoft\Signatures

Le regole. In Outlook classico apri File > Gestisci regole e avvisi, premi Opzioni e usa i comandi di esportazione e importazione. Il file che ottieni ha estensione .rwz e si apre solo in Outlook classico, quello incluso per esempio in Microsoft Office 2021 Pro Plus. Le regole importate finiscono in coda alle tue, non in mezzo: controlla l'ordine, decide quale scatta per prima.

I contatti. Con un account Exchange arrivano insieme alla casella. Se invece la tua rubrica è cresciuta in locale, esportala a parte con File > Apri ed esporta > Importa/Esporta > Esporta in un file > Valori separati da virgola, scegliendo la cartella Contatti dell'account giusto. Un CSV lo legge qualsiasi cosa, telefono compreso; se però vuoi ritrovarli identici, con categorie e campi personalizzati, esporta in PST.

Il completamento automatico. L'elenco di indirizzi che si apre appena scrivi due lettere non è un file, ma un elemento nascosto dentro la casella. Con Microsoft 365 o Outlook.com di solito ricompare da solo. Con POP resta indietro, e le procedure per estrarlo richiedono strumenti tecnici. Il mio consiglio è di lasciarlo perdere: si ricostruisce da sé in un paio di settimane ed è pieno di indirizzi sbagliati che ti porti dietro da anni.

Non funziona ancora? Queste sono le cause che ricorrono davvero.

Quattro situazioni spiegano quasi tutti i messaggi che riceviamo dopo un cambio di computer:

• Hai importato prima di aggiungere l'account. I messaggi ci sono, ma dentro un file di dati appoggiato di fianco alla casella invece che dentro. Trascina le cartelle sull'account giusto.
• Cerchi il pulsante di importazione nel nuovo Outlook. Non esiste. Abbassa l'interruttore in alto a destra e torna a Outlook classico.
• La posta c'è ma la ricerca non la trova. Non è un problema di importazione: l'indice deve ancora elaborare il file e con un PST grande ci vogliono ore. Se resta vuota anche dopo, guarda che cosa fare quando la ricerca di Outlook smette di restituire risultati.
• Outlook non scarica niente sul computer nuovo. Allora il problema non sono i dati ma l'account, e le cause tipiche sono raccolte nell'articolo su Outlook che non si connette al server.

Se resti bloccato, scrivici indicando che cosa compare nella colonna Tipo e il messaggio esatto che vedi a schermo. Con quei due dati di solito basta una risposta.

Un ultimo controllo che quasi nessuno fa: prima di formattare il disco vecchio, cerca sul computer nuovo un messaggio preciso di tre anni fa, con un allegato, e apri l'allegato. Non l'elenco delle cartelle, non il contatore in fondo allo schermo: un messaggio vero, aperto, con il suo documento dentro. Finché quella prova non riesce, il computer vecchio resta spento in un angolo.