La ricerca di Outlook non funziona: come riparare la funzione di ricerca

La ricerca di Outlook fallisce quasi sempre a causa di un indice incompleto, non per il termine cercato

Outlook classico non cerca direttamente nella tua casella di posta. Si basa sull'indice di Windows Search: un servizio in background che cataloga il testo di messaggi, elementi del calendario, attività e contatti. Finché l'indice è completo, i risultati appaiono in una frazione di secondo. Se l'indice è vuoto, obsoleto o danneggiato, non ottieni risultati o solo parziali, anche se il messaggio si trova nella Posta in arrivo.

I sintomi tipici di un indice corrotto sono riconoscibili: la ricerca non restituisce nulla, compaiono solo vecchi messaggi, oppure gli ultimi giorni mancano completamente. A volte Outlook mostra il messaggio che i risultati della ricerca potrebbero essere incompleti perché l'indicizzazione è ancora in corso. Non è un errore, ma un segnale che devi avere pazienza. L'aggiornamento dell'indice richiede tempo, specialmente dopo lo spostamento del profilo o un'importazione massiva.

Prima di intervenire in modo drastico: chiudi completamente Outlook e riavvialo. Un processo di indicizzazione bloccato a volte si ripristina da solo dopo un riavvio, e dopo un grande aggiornamento di Office spesso è tutto ciò che serve. Se non cambia nulla, esegui nell'ordine i passaggi qui sotto. Vanno dal controllo più rapido alla riparazione più incisiva, così non devi cancellare subito l'intero indice se un intervento minore risolve già il problema.

Stabilisci prima se stai usando Outlook classico o la nuova Outlook

La soluzione dipende dalla tua versione. Da quando Microsoft ha iniziato a distribuire la nuova Outlook per Windows, esistono due programmi affiancati, entrambi chiamati "Outlook", ma che cercano in modo completamente diverso. Nell'angolo in alto a destra della finestra c'è un interruttore con la scritta "Prova la nuova Outlook". Se è attivo, stai usando la nuova Outlook, che cerca lato server. Se è disattivato o assente, stai usando Outlook classico con l'indice locale.

• Outlook classico: utilizza l'indice di Windows Search sul tuo PC. Le riparazioni relative allo stato di indicizzazione, al servizio Windows Search e alla ricostruzione dell'indice si applicano a questa versione.
• Nuova Outlook: utilizza la ricerca cloud tramite i server Microsoft. Le riparazioni dell'indice non hanno effetto, quindi passa alla sezione dedicata alla nuova Outlook.

Sapere con certezza quale versione stai usando ti evita di passare ore su una riparazione che per la tua versione non serve a nulla. Il resto dell'articolo tratta prima Outlook classico, perché è lì che si verificano la maggior parte dei problemi di ricerca e le riparazioni sono più concrete.

Controlla lo stato di indicizzazione prima di provare qualsiasi altra cosa

In Outlook classico, fai clic nella barra di ricerca sopra l'elenco dei messaggi, dopodiché viene visualizzata la scheda "Cerca". Qui scegli Strumenti di ricerca > Stato indicizzazione. Si apre una piccola finestra che indica quanti elementi devono ancora essere indicizzati.

Se compare "Outlook ha indicizzato tutti gli elementi" e 0 elementi rimanenti, l'indice è completo e il problema è altrove, ad esempio nell'ambito della ricerca o in un catalogo danneggiato. Se vedi migliaia di elementi rimanenti, significa semplicemente che Outlook è ancora al lavoro. Lascia il computer acceso finché il contatore non arriva a zero e i risultati diventano più completi.

Controlla anche l'ambito della ricerca. Sopra i risultati puoi scegliere tra Cartella corrente, Cassetta postale corrente, Tutte le cassette postali e Tutti gli elementi di Outlook. Se cerchi in una cassetta postale condivisa o archiviata, imposta l'ambito su Tutte le cassette postali. Un errore comune è cercare nella Cartella corrente mentre il messaggio si trova in una sottocartella o in un'altra cassetta. Imposta tramite le opzioni di ricerca l'ambito predefinito su Tutte le cassette postali se lavori spesso con più account, così non devi cambiarlo ogni volta manualmente.

Imposta il servizio Windows Search su Automatico e Attivo

Se lo stato di indicizzazione segnala che l'indicizzazione è in pausa, probabilmente il servizio Windows sottostante è disattivato. Senza questo servizio Windows non cataloga nulla, quindi Outlook cerca in un indice vuoto. Apri la panoramica dei servizi e controlla il servizio.

Tasto Windows + R  ->  digita:  services.msc  ->  Invio

Cerca nell'elenco Windows Search. Lo stato deve essere Attivo e il tipo di avvio Automatico (avvio ritardato). Se non è così, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla riga, scegli Proprietà, imposta Tipo di avvio su Automatico e fai clic su Avvia. Se il servizio è in esecuzione ma l'indicizzazione si blocca, riavvialo facendo clic con il pulsante destro del mouse e scegliendo Riavvia. Questo costringe Windows a rileggere il catalogo.

In ambienti aziendali, a volte un criterio di gruppo blocca l'indicizzazione di Outlook. Lo si riconosce da un valore di registro che disabilita l'indicizzazione. Se disponi dei diritti di amministratore, controlla questa chiave con l'editor del registro (regedit):

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows\Windows Search
Valore:  PreventIndexingOutlook  (DWORD)  ->  deve essere 0

Se il valore è 1, Windows non indicizza Outlook e la ricerca rimane vuota. Consulta il tuo amministratore di sistema prima di modificarlo, perché l'impostazione proviene di solito da un criterio centrale che viene ripristinato dopo un riavvio. In tal caso l'amministratore deve modificare il criterio stesso, altrimenti la modifica verrà annullata ogni volta.

Ricostruisci l'indice di ricerca in caso di corruzione

Se l'indice produce risultati inaffidabili nonostante il servizio sia in esecuzione, una ricostruzione completa di solito risolve il problema. Per prima cosa chiudi Outlook. Poi apri il Pannello di controllo e scegli Opzioni di indicizzazione. Se il riquadro non è presente, digita "Opzioni di indicizzazione" nella casella di ricerca della barra delle applicazioni.

1. In Opzioni di indicizzazione fai clic su Modifica e verifica che Microsoft Outlook sia selezionato nell'elenco dei percorsi.
2. Torna indietro e fai clic su Avanzate.
3. In Risoluzione dei problemi fai clic su Ricostruisci e conferma.

Pannello di controllo  ->  Opzioni di indicizzazione  ->  Avanzate  ->  Ricostruisci

La ricostruzione cancella l'indice esistente e cataloga tutto da zero. Con una cassetta postale di grandi dimensioni può richiedere ore. Non spegnere il computer durante il processo ed eseguilo preferibilmente durante la notte. I risultati della ricerca diventano gradualmente più completi man mano che l'indicizzazione procede; non aspettarti quindi che tutto torni subito.

Se la ricostruzione non risolve, la causa potrebbe essere un file di dati offline danneggiato. Chiudi Outlook, vai alla cartella %localappdata%\Microsoft\Outlook e rinomina il file .ost in .old. Al successivo avvio Outlook crea un file nuovo e lo indicizza. Con un account POP o PST usa invece lo strumento di riparazione Posta in arrivo (SCANPST.EXE) per verificare il file di dati prima di rinominarlo, perché il PST contiene l'unica copia di quei messaggi.

Al messaggio 'Qualcosa è andato storto' riavvia la funzione di ricerca

A volte Outlook mostra nella barra di ricerca il messaggio che qualcosa è andato storto e che la ricerca non può essere completata. Questo messaggio indica un'interruzione temporanea del collegamento al servizio di ricerca, non una casella di posta vuota. Spesso è sufficiente un riavvio per ristabilire la connessione.

• Chiudi completamente Outlook, attendi qualche secondo e riavvialo.
• Riavvia il servizio Windows Search tramite services.msc come descritto sopra.
• Controlla se ci sono aggiornamenti di Windows in sospeso; un aggiornamento parzialmente installato può temporaneamente bloccare la ricerca.

Se il messaggio ritorna, il passo successivo è una riparazione dell'installazione di Office, che sostituisce i file di programma danneggiati senza toccare la posta elettronica.

Esegui una riparazione di Office se l'indice continua a bloccarsi

Quando nessuno dei passaggi relativi all'indice funziona, una riparazione dell'installazione di Office ripristina i file di programma danneggiati. Questo approccio funziona sia per Outlook classico sia per la nuova Outlook e non tocca i messaggi, che si trovano separatamente nel file di dati o sul server.

1. Apri Impostazioni > App > App installate (in Windows 10: App e funzionalità).
2. Cerca Microsoft 365 o la tua versione di Office, fai clic sui tre puntini e scegli Modifica.
3. Scegli prima Riparazione rapida. Se non risolve, ripeti con Riparazione online.

La riparazione rapida funziona offline e richiede alcuni minuti. La riparazione online scarica di nuovo l'installazione e affronta problemi più ostinati, ma necessita di una connessione a Internet e più tempo. Per entrambe le varianti, chiudi tutti i programmi di Office. Microsoft descrive in dettaglio questo processo e i problemi di ricerca nella guida ufficiale per i problemi di ricerca in Outlook.

La ricerca nella nuova Outlook si risolve in modo diverso

La nuova Outlook per Windows cerca lato server e ignora completamente l'indice di Windows Search. Se la ricerca non funziona lì, non ha senso ricostruire l'indice. Verifica invece quanto segue.

• Connessione Internet: la ricerca sul server richiede la connessione a Microsoft 365 o Outlook.com. Senza connessione non ottieni risultati.
• Stato dell'account: un account scaduto o appena aggiunto a volte è ancora in fase di sincronizzazione. Aspetta che la sincronizzazione sia completata prima di cercare.
• Torna alla versione classica: disattiva l'interruttore "Prova la nuova Outlook" in alto a destra. Torni a Outlook classico con la familiare funzione di ricerca locale.

Se non riesci a risolvere, anche qui una riparazione di Office è il passo logico successivo. Se poi ti imbatti in un messaggio di attivazione, la nostra spiegazione su Attivazione di Office non riuscita con errore 0xC004F074 ti aiuta con il codice di errore preciso e la relativa soluzione.

Lista di controllo rapida per ripristinare la ricerca di Outlook

Segui questi passaggi in ordine. La maggior parte dei problemi di ricerca si risolve dopo il quarto passaggio, quindi fermati appena la ricerca torna a funzionare.

Chi lavora spesso con documenti lunghi, vorrà anche mettere in ordine la struttura. A tal proposito, consulta come creare un sommario automatico in Word, per mantenere organizzati e facilmente consultabili file di grandi dimensioni.