Microsoft 365 vs Office 2021: quale scegliere?

La differenza fondamentale: abbonamento contro acquisto una tantum

Microsoft 365 e Office 2021 offrono gli stessi noti programmi, ma li paghi e li utilizzi in modo completamente diverso. Microsoft 365 è un abbonamento: paghi ogni mese o ogni anno e mantieni così l'accesso alle app, allo spazio di archiviazione cloud e a tutti gli aggiornamenti continui. Office 2021 è un acquisto una tantum, una cosiddetta licenza perpetua: paghi una volta sola e puoi continuare a usare la versione del 2021, anche per anni, ma senza ricevere nuove funzionalità.

Questa unica scelta determina quasi tutte le altre differenze: la struttura dei costi, se riceverai nuove funzioni, su quanti dispositivi potrai lavorare e quanto spazio di archiviazione avrai a disposizione. Nel resto di questo articolo esamineremo questi aspetti, così potrai decidere in base al tuo modo di usare Office, invece di puntare su quale sia "il migliore". Entrambi sono pacchetti Office completi; semplicemente, si adattano a diversi modelli di utilizzo. Anche Microsoft mette a confronto le soluzioni nel suo confronto ufficiale tra Microsoft 365 e Office 2021.

Prezzo e modalità di pagamento molto diversi

Microsoft 365 Personal costa circa 69 euro all'anno per una persona; la versione Family costa intorno ai 99 euro all'anno per un massimo di sei persone, ciascuna con il proprio spazio di archiviazione e le proprie impostazioni. Paghi quindi in modo continuativo e, finché l'abbonamento è attivo, hai sempre la versione più recente. Se smetti di pagare, le app desktop passano a una modalità di sola lettura in cui puoi ancora aprire e stampare i file, ma non modificarli.

Office 2021 prevede un costo una tantum. La versione Home & Student costa circa 149 euro e include Word, Excel e PowerPoint. Paghi questa cifra una sola volta e non ci saranno costi di abbonamento aggiuntivi, indipendentemente da quanto a lungo utilizzerai il software.

Nel calcolare quale sia la soluzione più economica, considera per quanti anni intendi usare la stessa versione. Un calcolo semplice: con circa 69 euro all'anno, dopo poco più di due anni hai già superato il costo di una licenza Home & Student. Chi usa un pacchetto Office per cinque anni con un abbonamento paga quindi molto di più, ma in cambio riceve ogni anno nuove funzionalità, più dispositivi e spazio di archiviazione cloud. Per una famiglia il discorso cambia: la variante Family distribuisce il costo su un massimo di sei persone, risultando spesso più economica per persona rispetto a sei acquisti singoli.

Con l'abbonamento puoi anche scegliere la frequenza di pagamento. Pagare mensilmente costa leggermente di più al mese, ma puoi disdire in qualsiasi momento. Il pagamento annuale offre un prezzo mensile inferiore, ma ti vincola per un anno. Chi ha bisogno di Office solo per un periodo limitato, magari per un singolo progetto di pochi mesi, con un abbonamento mensile spende a volte meno che con un acquisto una tantum, perché smette di pagare quando non gli serve più.

Funzionalità e aggiornamenti: rinnovo continuo o versione bloccata

Con Microsoft 365 ricevi regolarmente nuove funzionalità, oltre alle correzioni di sicurezza e ai bug fix. Le tue app seguono le evoluzioni rilasciate da Microsoft, comprese nuove funzioni di collaborazione e di intelligenza artificiale che appaiono solo nella versione in abbonamento. Office 2021 rimane fermo alle funzionalità dell'anno di uscita. Riceve aggiornamenti di sicurezza, ma nessuna nuova capacità.

Questa differenza è importante soprattutto se vuoi poter contare su funzionalità sempre nuove. Chi desidera un ambiente stabile e immutabile, senza sorprese dopo un aggiornamento, spesso preferisce la versione fissa, perché l'interfaccia e il comportamento rimangono identici per anni. Negli ambienti amministrati la prevedibilità è un motivo per scegliere consapevolmente una licenza perpetua, in modo che l'amministratore non debba testare o spiegare continuamente nuove funzioni.

La differenza di funzionalità a volte la vedi nelle formule. Se in Excel incontri un comportamento inatteso con le matrici dinamiche, ti sarà utile il nostro articolo sull'errore #OVERLOOP! (#SPILL!) di Excel, che riguarda proprio il nuovo motore di formule. Funzioni come queste arrivano prima in Microsoft 365 e solo dopo, o per niente, in una versione fissa. Chi per lavoro dipende dalle funzioni più recenti potrebbe scontrarsi con limiti che scompaiono solo acquistando la versione successiva.

Dispositivi e spazio di archiviazione: più dispositivi o un solo computer

Microsoft 365 può essere installato su più dispositivi, inclusi PC, Mac, tablet e telefoni, e puoi mantenere attivo l'accesso contemporaneamente su un massimo di cinque dispositivi. Con gli abbonamenti Personal e Family hai a disposizione 1 TB di spazio di archiviazione cloud su OneDrive per persona, più funzioni di sicurezza aggiuntive in Outlook e OneDrive. Con la versione Family, una famiglia ottiene sei spazi da 1 TB, suddivisi tra i membri, ciascuno con il proprio accesso e i propri file.

Office 2021 è vincolato a un PC o Mac e non include spazio di archiviazione cloud. Conservi i file in locale o in una tua soluzione di archiviazione. Per chi lavora su un solo dispositivo e non ha bisogno di sincronizzare nel cloud, questo non è un problema. Se invece lavori alternativamente su laptop, tablet e telefono, l'installazione su più dispositivi è uno degli argomenti più forti a favore dell'abbonamento, perché puoi iniziare su un dispositivo e continuare senza interruzioni su un altro.

Il terabyte di spazio OneDrive non serve solo a conservare file. Esegue automaticamente il backup dei tuoi documenti, conserva le versioni precedenti in modo da poter annullare una modifica e sincronizza le impostazioni tra i dispositivi. Se il laptop viene smarrito o si rompe, i tuoi file sono ancora al sicuro nel cloud. Chi non ha una propria soluzione di backup, con l'abbonamento riceve quindi una rete di protezione che manca completamente in Office 2021.

Quali app sono incluse in ciascun pacchetto

Il contenuto cambia in base all'edizione. Presta particolare attenzione a Outlook, che non è presente in tutte le versioni Home di Office 2021, e alle app aziendali che appaiono solo in determinate edizioni.

• Microsoft 365 Personal e Family: Word, Excel, PowerPoint, Outlook e OneNote, con funzionalità cloud e spazio di archiviazione OneDrive.
• Office 2021 Home & Student: Word, Excel, PowerPoint e OneNote, senza Outlook.
• Office 2021 Home & Business: le stesse app più Outlook, pensata per professionisti e piccole imprese.

Le versioni web gratuite di Word, Excel e PowerPoint sono sempre utilizzabili con un account Microsoft, anche se con meno funzioni rispetto alle app desktop. Per utilizzi leggeri queste app web a volte sono sufficienti, permettendoti di risparmiare. Se ti serve Outlook, verifica prima con attenzione quale edizione acquisti, perché la versione Home più economica di Office 2021 non lo include e dovresti acquistare separatamente Outlook o un aggiornamento.

Oltre alle varianti per uso domestico, esistono abbonamenti aziendali Microsoft 365 come Business Basic, Business Standard e Business Premium. Business Basic offre solo le app web e mobili più la posta elettronica aziendale tramite Exchange; Business Standard aggiunge le app desktop complete. Per una ditta individuale o un piccolo team, la scelta tra i due dipende soprattutto dalla necessità di usare i programmi desktop. Questi abbonamenti aziendali hanno un costo per utente al mese e includono funzionalità di gestione che mancano nelle versioni per uso domestico.

Sicurezza e collaborazione sono fattori determinanti nella scelta

Oltre alle funzionalità e al prezzo, cambia anche ciò che ottieni in termini di sicurezza e collaborazione. Microsoft 365 offre aggiornamenti di sicurezza continui per tutta la durata dell'abbonamento, oltre a una protezione aggiuntiva in Outlook e OneDrive, come gli allegati cifrati e una cassaforte per i file sensibili. Poiché le app vengono sempre aggiornate, Microsoft risolve le nuove vulnerabilità senza bisogno di acquistare nulla.

Office 2021 riceve aggiornamenti di sicurezza fino alla data di fine supporto nell'ottobre 2026, ma nessuna nuova funzione di protezione. Dopo tale data il pacchetto non riceverà più patch, il che lo rende più vulnerabile alle vulnerabilità scoperte in futuro. Per chi lavora con dati sensibili, questa finestra di supporto è un aspetto da considerare attentamente.

Sul fronte della collaborazione, Microsoft 365 si basa fortemente sul cloud: più persone possono modificare contemporaneamente lo stesso documento tramite OneDrive, con versioni automatiche e commenti in tempo reale. Anche Office 2021 può condividere file, ma manca della fluida modifica simultanea che la versione in abbonamento offre nel cloud. Se collabori spesso agli stessi file, questa differenza è molto significativa.

Una conseguenza pratica del modello cloud è che si riduce l'invio di file avanti e indietro. Invece di mandare un documento per email e poi unire le versioni, condividi un collegamento e tutti i partecipanti lavorano sullo stesso file. Si evita così la classica situazione in cui tre persone hanno ciascuna la loro versione e nessuno sa più quale sia l'ultima. Chi lavora da solo non sente questa mancanza e spesso si accontenta della semplicità di un file locale.

Tabella comparativa tra Microsoft 365 e Office 2021

Quando scegliere Microsoft 365 e quando Office 2021

La scelta dipende dal tuo modello di utilizzo, non da quale sia "migliore". Queste linee guida ti aiutano a decidere.

• Scegli Microsoft 365 se lavori su più dispositivi, desideri spazio di archiviazione cloud, ti aspetti sempre le funzionalità più recenti, condividi con più persone oppure hai bisogno di Outlook e delle funzioni di collaborazione.
• Scegli Office 2021 se lavori su un solo PC, preferisci pagare una sola volta, non hai bisogno del cloud e ti accontenti di una versione stabile e invariata per alcuni anni.

Due situazioni concrete rendono tangibile la differenza. Uno studente che usa Word e Excel su un unico laptop per quattro anni spesso spende meno con Office 2021 Home & Student, a patto che tenga d'occhio la data di fine supporto. Una famiglia con figli che lavorano su più dispositivi e vogliono conservare foto trova più valore in Microsoft 365 Family, grazie ai sei utenti e ai sei TB di spazio. La scelta giusta dipende quindi da quante persone, quanti dispositivi e per quanti anni inserisci nel tuo calcolo.

Esiste anche una via di mezzo: usa le app web gratuite per lavori leggeri e acquista una versione fissa solo quando lavori spesso offline e hai bisogno di funzioni avanzate. Per presentazioni e documenti condivisi, inoltre, conta che la formattazione sia corretta ovunque. Se condividi molti file PowerPoint, assicurati di incorporare i caratteri in PowerPoint, indipendentemente dalla versione di Office che scegli, perché questo problema riguarda entrambe le varianti e non ha nulla a che fare con la licenza.

Passare da un modello all’altro è possibile, ma non è un upgrade

Se vuoi passare da una versione fissa a un abbonamento, ti basta acquistare un abbonamento a Microsoft 365 e reinstallare le app; i tuoi file rimangono gli stessi perché il formato è identico. È possibile anche il contrario: disdici l'abbonamento e acquisti una versione fissa. In entrambi i casi, apri gli stessi file .docx, .xlsx e .pptx senza alcuna conversione.

Quello che non esiste è uno sconto per "passare" da Office 2021 a Office 2024 o a un abbonamento. Una nuova versione fissa si acquista a prezzo pieno; non c'è un percorso di upgrade con compensazione. Tienilo a mente se stai valutando Office 2021 poco prima della data di fine supporto: in futuro pagherai di nuovo il prezzo intero per un successore. Chi vuole evitare questa prospettiva sceglie più volentieri l'abbonamento, in cui il successore è sempre incluso.

Quando si passa a una versione fissa, è saggio controllare prima i file per eventuali funzionalità note solo all'abbonamento. Una cartella di lavoro con una formula che si basa sul nuovo motore di Excel potrebbe comportarsi diversamente in una vecchia versione fissa. In tal caso, prova i documenti più importanti nel nuovo ambiente prima di disdire definitivamente l'abbonamento, così eviterai sorprese.

Durata e supporto determinano la validità nel tempo

Office 2021 è supportato fino al 13 ottobre 2026. Fino a quella data riceverai aggiornamenti di sicurezza; dopodiché il supporto termina e il pacchetto non riceverà più patch. Per chi intende usare l'acquisto per molti anni, la data di fine supporto è un elemento importante da considerare, soprattutto se stai valutando l'acquisto ora e rimane quindi una finestra di supporto limitata.

Se dopo il 2026 vuoi una nuova versione fissa, Office 2024 è il successore come acquisto una tantum, con una propria finestra di supporto. Anche Office 2024 è una versione bloccata senza aggiornamenti continui delle funzionalità, per cui la differenza con un abbonamento rimane la stessa: una versione fissa offre tranquillità e un prezzo unico, un abbonamento offre rinnovi continui a fronte di un costo ricorrente.

Microsoft 365 non ha una data di fine prestabilita: finché paghi l'abbonamento, rimane aggiornato e supportato. Considera perciò la data di fine supporto della versione fissa insieme al prezzo annuo e al numero di dispositivi che utilizzi. Chi dà importanza alla certezza di aggiornamenti per anni sceglierà più probabilmente l'abbonamento; chi desidera una spesa prevedibile e una tantum, la versione fissa. Entrambe le scelte sono valide; lascia che a decidere siano il numero di dispositivi e di persone a cui serve Office, e se il rinnovo continuo rappresenti per te un valore aggiunto o una fonte di incertezza.