Come creare una tabella pivot in Excel?

Una tabella pivot riassume centinaia o migliaia di righe di dati grezzi in un report che puoi modificare con pochi clic, senza scrivere formule. Qui di seguito costruirai passo passo una tabella pivot: dalla preparazione dei dati alla formattazione e all’aggiornamento dopo una modifica.

Una tabella pivot raggruppa e conta i dati senza formule

Una tabella pivot è un report interattivo che sintetizza un lungo elenco raggruppando le righe e calcolando somme, conteggi o medie. Trascini i campi nelle aree e Excel calcola il riepilogo in tempo reale. Cambi la disposizione e la tabella ricalcola all’istante, senza toccare i dati di origine.

Domande tipiche a cui una tabella pivot risponde in pochi secondi: qual è il fatturato per regione, quanti ordini al mese o il valore medio degli ordini per venditore. Invece di annidare CERCA.VERT o SOMMA.SE, lasci che sia la tabella pivot a raggruppare. Per cercare singoli valori rimangono più pratiche le formule; la differenza la trovi in CERCA.VERT vs CERCA.X.

Buoni dati di origine sono la base per una tabella pivot funzionante

Una tabella pivot funziona in modo affidabile solo se i dati di origine sono ben strutturati. Controlla la tua lista su questi punti prima di iniziare.

• Una sola riga di intestazione. Ogni colonna ha in alto un’intestazione unica e breve; queste intestazioni diventano i campi della tabella pivot.
• Nessuna riga o colonna vuota. Una riga vuota interrompe l’intervallo contiguo che Excel riconosce.
• Un record per riga. Ogni riga è un’osservazione, ad esempio un ordine o una transazione.
• Dati coerenti. Numeri come numeri, date come date, niente testo come "12 pezzi" in una colonna di numeri.

È preferibile convertire prima l’elenco in una tabella Excel con Ctrl+T. Se in seguito aggiungi righe, la tabella si espande automaticamente e la tabella pivot, dopo un aggiornamento, includerà le nuove righe senza dover modificare l’intervallo. Una tabella pivot su un intervallo normale non include automaticamente le nuove righe.

Fai attenzione anche alle celle unite nell’intestazione o ai titoli intermedi che spezzano l’elenco. Una tabella pivot si aspetta un elenco piatto in cui ogni colonna contenga lo stesso tipo di dato dall’alto in basso. Se nei dati di origine ci sono sottotitoli o subtotali, rimuovili prima; altrimenti finiranno come categorie separate nel report e i totali non saranno corretti.

Inserisci una tabella pivot dalla scheda Inserisci

Con i dati puliti, crea la tabella pivot in pochi passaggi.

1. Fai clic su una cella qualsiasi all’interno dell’elenco dati. Finché il cursore è nell’elenco, Excel riconosce automaticamente l’intero intervallo contiguo; non devi selezionare nulla.
2. Vai alla scheda Inserisci e fai clic in alto a sinistra su Tabella pivot. Se lavori con una tabella Ctrl+T, scegli Da tabella/intervallo.
3. Nella finestra l’intervallo è già inserito. Scegli Nuovo foglio di lavoro per posizionare la tabella pivot su un foglio pulito e separato.
4. Fai clic su OK. Excel apre un riquadro vuoto della tabella pivot con a destra il pannello Campi tabella pivot.

Se hai fretta o dubbi sulla disposizione, usa Inserisci > Tabelle pivot consigliate. Excel mostra proposte già pronte basate sui tuoi dati che puoi inserire con un solo clic.

Le quattro aree determinano la forma della tabella pivot

A destra vedi il pannello Campi tabella pivot: in alto tutte le intestazioni di colonna, sotto quattro aree. Costruisci il report trascinando i campi in queste aree.

Un esempio concreto con un elenco di vendite. Trascina il campo Regione in Righe e il campo Fatturato in Valori. Non serve altro: Excel mostra ora il fatturato totale per regione sotto l’intestazione Somma di Fatturato. Se trascini anche Anno in Colonne, il report si divide per anno. Inserendo due campi uno sotto l’altro nell’area Righe, ad esempio Regione e sotto Cliente, ottieni un report nidificato con subtotali per regione.

Decidi tu se Excel deve sommare, contare o calcolare la media

Per impostazione predefinita, Excel somma i numeri (Somma di fatturato). Per i campi di testo, conta invece il numero. Cambiare il calcolo è semplice.

1. Fai clic con il pulsante destro su un valore nella colonna, oppure clicca sul campo nell’area Valori.
2. Scegli Impostazioni campo valore.
3. Seleziona sotto Riepiloga valori per il calcolo: Somma, Conteggio, Media, Max o Min.
4. Nella stessa finestra, fai clic su Formato numero per applicare subito una formattazione chiara, ad esempio il simbolo dell’euro o le migliaia.

Nella scheda Mostra valori come trovi un’opzione utile. Se scegli % del totale complessivo, la tabella mostra ogni valore come quota del totale, ideale per una suddivisione per regione o gruppo di prodotti. Puoi trascinare lo stesso campo due volte nell’area Valori, una volta come Somma e una volta come % del totale complessivo, per vedere importo e quota uno accanto all’altro.

Con filtri, raggruppamenti e slicer puoi analizzare nel dettaglio

Una tabella pivot diventa veramente utile quando puoi filtrare e raggruppare i dati.

• Raggruppare date. Fai clic con il pulsante destro su una data nella tabella e scegli Raggruppa. Seleziona ad esempio Mesi e Anni per riassumere date singole in totali mensili.
• Aggiungere slicer. Vai a Analizza tabella pivot > Inserisci slicer e seleziona un campo. Otterrai pulsanti con cui filtrare con un solo clic, ad esempio per regione.
• Aggiungere una sequenza temporale. Per i campi data scegli Inserisci sequenza temporale, una barra di scorrimento per selezionare rapidamente un periodo.
• Ordinamento e top 10. Fai clic sulla freccia accanto all’etichetta di riga per ordinare o per visualizzare solo i dieci valori più alti tramite Filtri per valori.

I filtri nell’area Filtri posizionano un menu a discesa sopra la tabella; gli slicer fanno lo stesso ma restano visibili come pulsanti, più comodi per un dashboard.

Con la scheda Progettazione rendi leggibile la tabella pivot

Per impostazione predefinita, Excel mostra la tabella pivot nel layout compatto, con i campi nidificati rientrati uno sotto l’altro. Per un report è spesso preferibile un layout diverso.

1. Fai clic nella tabella pivot e vai alla scheda Progettazione.
2. Apri Layout report e scegli Mostra in formato tabulare se vuoi assegnare una colonna a ogni campo, utile per copiare in seguito i dati.
3. Con Subtotale e Totali complessivi puoi attivare o disattivare tali totali.
4. Scegli uno degli Stili tabella pivot per colori e bordi, e attiva Righe alternate per migliorare la leggibilità.

Se vuoi mostrare i numeri anche graficamente, vai a Analizza tabella pivot > Grafico pivot. Il grafico è collegato alla tabella e cambia automaticamente quando filtri o modifichi il layout.

Con un campo calcolato aggiungi un tuo calcolo

A volte vuoi un numero che non è presente come colonna nei dati di origine, ad esempio il profitto come fatturato meno costo d’acquisto. Puoi crearlo con un campo calcolato, senza modificare i dati di origine.

1. Fai clic nella tabella pivot e vai a Analizza tabella pivot > Campi, elementi e set > Campo calcolato.
2. Assegna un nome al campo, ad esempio Profitto.
3. Digita nella Formula il calcolo usando i nomi dei campi, ad esempio = Fatturato - Costo. Fai doppio clic su un campo nell’elenco per inserirlo nella formula.
4. Fai clic su Aggiungi e poi su OK. Il nuovo campo comparirà nell’elenco campi e nell’area Valori.

Un campo calcolato esegue sempre il calcolo sui totali per gruppo, non su ogni singola riga. Per rapporti semplici funziona bene; se ti serve un calcolo per ogni singola riga, aggiungilo come colonna normale ai dati di origine.

Un doppio clic mostra le righe sottostanti

Per sapere quali record compongono un numero, fai doppio clic su un valore nella tabella pivot. Excel crea un nuovo foglio di lavoro con i soli dati di origine che concorrono a quel numero. Se ad esempio vedi un fatturato insolitamente alto per una regione, con un doppio clic fai apparire immediatamente gli ordini corrispondenti.

Questa funzione, anche detta drill-down, è utile per verificare i dati prima di condividere un report. Il nuovo elenco è un’istantanea; non si aggiorna più quando aggiorni la tabella pivot, quindi elimina il foglio temporaneo quando non ti serve più.

Problemi comuni e come risolverli rapidamente

Se la tabella pivot non funziona come previsto, il problema di solito è uno di questi.

• Excel conta il numero invece della somma. C’è testo o una cella vuota nella colonna dei numeri. Puliscila e nelle Impostazioni campo valore riporta il calcolo su Somma.
• Le nuove righe non compaiono. La tabella pivot è basata su un intervallo fisso. Usa una tabella Ctrl+T o modifica l’origine dati tramite Analizza tabella pivot > Cambia origine dati.
• Una colonna di origine eliminata causa errori. Se scompare una colonna a cui la tabella fa riferimento, un calcolo può rompersi; per correggere questo errore di riferimento, consulta come correggere l’errore #RIF!.
• Vecchi elementi rimangono nell’elenco filtri. Imposta nelle opzioni della tabella pivot il numero di elementi da conservare per campo su Nessuno e aggiorna.
• Il raggruppamento delle date non funziona. C’è una data come testo nella colonna o una cella vuota. Converti la colonna in un vero tipo data e rimuovi le righe vuote: il raggruppamento tornerà a funzionare.

Dopo una modifica ai dati di origine, premi Aggiorna

Una tabella pivot lavora su una copia dei tuoi dati e non si aggiorna automaticamente. Se modifichi o aggiungi dati, devi aggiornarla.

1. Fai clic con il pulsante destro in un punto qualsiasi della tabella pivot e scegli Aggiorna, oppure premi Alt+F5.
2. Per aggiornare tutte le tabelle pivot nel file contemporaneamente, vai a Analizza tabella pivot > Aggiorna > Aggiorna tutto (Ctrl+Alt+F5).

Una buona abitudine è attivare l’aggiornamento automatico. Fai clic con il pulsante destro nella tabella, scegli Opzioni tabella pivot, vai alla scheda Dati e seleziona Aggiorna dati all’apertura del file. Così il tuo report sarà sempre aggiornato a ogni apertura senza doverci pensare.

Se la posta elettronica si blocca quando invii il report, consulta la guida su Outlook non si connette al server. Se non trovi più un report inviato in precedenza, può aiutarti riparare la funzione di ricerca di Outlook. Una spiegazione dettagliata sul layout delle tabelle pivot è disponibile nella documentazione di Microsoft.