Assegnare una licenza Autodesk a un utente

Il tuo collaboratore non vede ancora niente perché invitare e assegnare sono due operazioni separate.

Hai una postazione libera, hai messo il nuovo collaboratore dentro Autodesk Account, e tre giorni dopo ti scrive che AutoCAD gli propone ancora la versione di prova. Alla fine di questa pagina avrà accesso, oppure saprai quale delle quattro cause riguarda il tuo studio.

La spiegazione è quasi sempre la stessa. Invitare mette una persona nel tuo team. Assegnare le dà una postazione. Due schermate, due pulsanti, due momenti diversi. Finché il secondo gesto non arriva non succede nulla, e nella schermata non compare niente che ti avverta.

Una nota sui termini, perché aiuta a leggere il resto. Dove in inglese trovi seat, il tuo account scrive postazione; dove trovi assign leggerai Assegna. Cercando in rete finirai quasi sempre su pagine inglesi, quindi qui sotto i pulsanti sono riportati come li vedi tu.

Prima invita la persona nel team, altrimenti non c'è nessuno a cui assegnare la postazione.

Finché non compare nell'elenco del team, per Autodesk quella persona non esiste. Trenta secondi e hai risolto.

1. Apri Gestione utenti > Per utente su manage.autodesk.com e scegli il team a cui è collegato l'abbonamento.
2. Fai clic su Invita utenti e inserisci nome, cognome e indirizzo e-mail.
3. Seleziona Invia invito. Chi ha già un Autodesk Account compare subito come Verificato. Chi non ce l'ha compare come Invitato e riceve un'e-mail per crearne uno.
4. Conta sette giorni. Tanto dura il collegamento nell'invito. Se scade, controlla l'indirizzo e usa Reinvia invito.

Rileggi l'indirizzo e-mail prima di inviare. Quell'indirizzo diventa la chiave con cui la persona entrerà in AutoCAD o in Revit. Una lettera sbagliata e l'invito parte lo stesso, lo stato resta Invitato e per una settimana non succede niente.

Evita gli indirizzi generici tipo info@ o studio@. Un Autodesk Account appartiene a una persona, non a una casella condivisa, e il giorno in cui quella persona cambia studio non saprai più chi ha cosa.

La postazione si assegna in tre clic, da Per utente oppure da Per prodotto.

Le due strade arrivano allo stesso risultato. Cambia il punto di partenza: una persona da attrezzare, o un prodotto con postazioni libere.

Se devi sistemare una persona sola che ha bisogno di più software, vai su Per utente:

1. Apri Gestione utenti > Per utente e fai clic sulla persona. Vedi cosa ha già e cosa puoi darle.
2. Seleziona Assegna per darle il prodotto con tutti gli elementi inclusi, da qualsiasi abbonamento disponibile.
3. Se vuoi scegliere tu, usa la freccia accanto ad Assegna. Lì trovi l'elenco a discesa Assegna postazione da per prendere da un abbonamento preciso, e Personalizza per spuntare i singoli elementi e chiudere con Assegna elementi selezionati.

Se invece hai appena comprato tre postazioni e devi distribuirle, vai su Per prodotto. Scegli il team e il prodotto, vedi subito chi lo sta usando e fai clic su Assegna utenti. Inserisci nome e indirizzo e-mail, poi scegli Assegna tutti gli elementi oppure Personalizza assegnazione per selezionare voce per voce e confermare con Assegna.

Quando le persone da sistemare sono più di una conviene sempre Per prodotto: eviti di scoprire al terzo nome che le postazioni erano due.

Una postazione presa dal pool segue il team, una legata a un ID abbonamento sparisce con quell'abbonamento.

Qui c'è la trappola a orologeria di tutto il meccanismo, e non è spiegata da nessuna parte in parole semplici. Al momento di assegnare puoi intendere due cose diverse.

• Dal pool. La persona riceve una postazione da qualsiasi abbonamento disponibile nel team. Il sistema gestisce da solo la distribuzione. Finché il team ha abbastanza postazioni, tutti mantengono l'accesso.
• Da un ID abbonamento preciso. La persona riceve una postazione solo su quel contratto. Se quell'abbonamento scade, il suo accesso al prodotto finisce.

Il guaio è che non te ne accorgi finché non è tardi: per mesi una postazione legata a un contratto si comporta come tutte le altre. Poi arriva la scadenza di quell'abbonamento e una sola persona resta fuori mentre lo studio lavora come sempre. Chi ha fatto l'assegnazione, di solito, non è più lì per spiegarlo. Cosa succede esattamente quel giorno lo trovi nella pagina su cosa succede quando scade la licenza software.

Autodesk descrive le due possibilità nella pagina di supporto italiana dedicata all'assegnazione dell'accesso ai prodotti, verificata l'8 agosto 2026. Il mio consiglio sta in una riga: usa il pool, a meno che tu non abbia un motivo amministrativo serio per fare diversamente. Nella vista Per prodotto vedi comunque chi occupa una postazione del pool principale e chi dipende da un ID abbonamento specifico.

Al consulente esterno serve un posto nel team come a tutti gli altri, e la postazione va tolta a lavoro finito.

È la situazione tipica di uno studio con cinque o sei licenze: arriva il consulente per l'impianto, deve aprire i modelli per tre settimane, e nessuno sa bene dove metterlo. La risposta non piace mai al primo colpo, ma è l'unica pulita: lo inviti nel team esattamente come un dipendente, con il suo indirizzo, e gli assegni una postazione dal pool.

Il ruolo si può poi adeguare. In Gestione utenti > Per utente selezioni la persona, scegli Modifica ruolo e imposti utente esterno, poi confermi con Salva. Se i consulenti sono diversi, la stessa modifica si fa in blocco spuntando più nomi nell'elenco.

Due errori che vedo spesso. Il primo: prestare al consulente le credenziali di un dipendente. Non è una scorciatoia, è il modo più rapido per perdere il conto di chi ha aperto cosa. Il secondo: legarlo a un ID abbonamento perché in contabilità sembra più ordinato. È proprio il caso in cui la scadenza ti si ritorce contro nel mezzo di una consegna.

Il Contract Manager paga l'abbonamento ma senza ruolo di amministratore non assegna niente.

Questo è il blocco classico di uno studio piccolo. Il titolare compra, il titolare riceve le fatture, il titolare entra nell'account e non trova da nessuna parte Gestione utenti. Non è un guasto: in Autodesk pagare e assegnare sono due ruoli distinti.

I ruoli sono quattro e la documentazione li sparpaglia su quattro elenchi diversi. Eccoli affiancati.

Rileggi la seconda riga. Il Contract Manager gestisce fatturazione e rinnovi ed è il riferimento per Autodesk su acquisti e scadenze, ma per assegnare un nuovo abbonamento a un team gli serve anche il ruolo di amministratore principale o secondario. Paga, e non può fare altro.

Di solito nessuno se ne accorge, perché chi compra per primo diventa amministratore principale in automatico. Il problema salta fuori quando gli acquisti passano ad altre mani, o quando chi aveva ordinato lascia lo studio: il ruolo resta appeso a un indirizzo che nessuno legge più.

Cambiare ruolo è rapido: Gestione utenti > Per utente, clic sulla persona, Modifica ruolo, scegli il ruolo nuovo e Salva. Solo un amministratore secondario può diventare principale, e il principale uscente scende a secondario. Il Contract Manager invece non si cambia dall'interfaccia: bisogna aprire una richiesta ad Autodesk tramite l'Autodesk Assistant.

L'assegnazione per gruppo è l'unica che regge la crescita, ma un gruppo non si collega a un ID abbonamento.

Oltre la decina di persone, assegnare un prodotto alla volta diventa un lavoro inutile. Crei i gruppi: AutoCAD al gruppo Architetti, Civil 3D e Navisworks Manage al gruppo Ingegneri civili. Arriva qualcuno di nuovo, lo metti nel gruppo e ha tutto.

1. Apri Gestione utenti > Per gruppo e seleziona un gruppo esistente.
2. Vai alla scheda Prodotti.
3. Seleziona Assegna per dare un prodotto a tutto il gruppo, oppure Annulla assegnazione per toglierlo.

Conta le postazioni prima di confermare. Lo scrive Autodesk stesso: assicurati di averne abbastanza per tutti i membri del gruppo prima di assegnare i prodotti. Otto persone e sei postazioni significa che due resteranno a guardare, e non sarai tu a scegliere quali.

Poi c'è il limite da conoscere. I gruppi si assegnano al pool di prodotti, mai a un ID abbonamento specifico. Se ti serve che una persona del gruppo dipenda da un contratto preciso, la sistemi singolarmente da Per utente. Attenzione a come è scritta questa parte nella guida italiana: la nota dice che non è possibile assegnare l'utente di un gruppo a un ID abbonamento specifico e poi, nella riga successiva, spiega come farlo. La versione inglese conferma che si può. Fidati della riga successiva.

Con un file CSV assegni fino a 5.000 postazioni in una volta, ma nessuno riceve un avviso.

Per un cambio di studio, una fusione o un contratto nuovo l'importazione è l'unico modo per chiudere la faccenda in un'ora. Il file è semplice, la forma no.

• Una riga per utente, con il primo utente nella riga 2. La riga 1 viene ignorata.
• Almeno tre colonne: nome, cognome e indirizzo e-mail. La quarta, l'ID abbonamento, è facoltativa.
• Lascia vuota la quarta colonna se vuoi lavorare dal pool: il sistema assegnerà la persona a un abbonamento disponibile per quel prodotto.
• Salva in formato CSV UTF-8 (delimitato da virgole) appena compaiono accenti nei nomi, altrimenti Nicolò diventa Nicol? e ti tocca rifare il file.

nome,cognome,indirizzo e-mail,ID abbonamento

Il caricamento si fa da Gestione utenti > Per prodotto, scegli team e prodotto, Assegna utenti, scheda Importa e Carica file CSV. Chi ha già accesso a quel prodotto non riceve una seconda postazione.

Ed ecco il dettaglio che quasi nessuno legge: gli utenti non ricevono alcuna notifica e-mail quando l'assegnazione avviene tramite importazione. Hanno l'accesso e non lo sanno. Dopo ogni import mando sempre due righe con l'indirizzo da usare per accedere, e la metà delle domande della settimana dopo sparisce.

Per liberare una postazione usa Annulla assegnazione, non la rimozione dell'utente.

Teniamo distinte due cose. Se si tratta della stessa persona su un computer diverso non devi toccare nulla nell'account e segui la procedura per trasferire una licenza Autodesk su un nuovo PC. Qui invece parliamo dello stesso abbonamento per una persona diversa.

Quindi prima recuperi la postazione di chi se ne va. In Per utente selezioni la persona e scegli Annulla assegnazione per togliere l'accesso al prodotto e a tutti gli elementi collegati. Se vuoi togliere solo alcune voci, apri la freccia accanto al pulsante, deseleziona quello che deve sparire e chiudi con Salva modifiche. Da Per prodotto il percorso è lo stesso, visto dal lato del prodotto.

Rimuovere qualcuno dal team va molto oltre: toglie anche l'accesso agli hub e ai progetti collegati, per esempio in Autodesk Construction Cloud o BIM 360. Il suo Autodesk Account personale non viene eliminato: quello è suo. Avvisa l'amministratore dell'hub prima di procedere, altrimenti lunedì mattina qualcuno resta fuori da un progetto aperto.

Se le postazioni non bastano davvero perché le persone sono più dei posti, non è una questione di impostazioni ma di acquisto; un posto in più su un abbonamento con tutte le app Autodesk risolve, ma prima controlla che non ce ne siano di ferme.

Non funziona ancora? Quattro cause spiegano quasi tutti i casi.

L'utente risulta assegnato, entra e non vede niente. Di solito è una di queste quattro:

• Team sbagliato. Se hai più team, la postazione è su uno e la persona sta nell'altro. Controlla in cima a Gestione utenti quale team stai guardando.
• Lo stato è ancora Invitato. L'account non è mai stato creato e i sette giorni probabilmente sono passati. Reinvia l'invito.
• Entra con un altro indirizzo. E-mail di lavoro contro e-mail personale: è il caso più frequente in assoluto. La licenza è legata all'indirizzo che compare nell'elenco utenti, non alla persona.
• Stai usando Gestione utenti classica. Lì si assegna solo per utente e le viste Per prodotto e Per gruppo non esistono. Se non vedi quelle schede, hai trovato la risposta.

Se il software continua a protestare all'avvio, il problema si è spostato dall'account al computer del collega, e quella parte è spiegata nella pagina sulla licenza AutoCAD che non si attiva. Se ancora non ne esci, scrivici indicando il nome del prodotto e lo stato che leggi nell'elenco utenti: con questi due dati di solito basta una risposta.

Una cosa che trovo in quasi tutti gli account che mi passano davanti: postazioni ancora assegnate a persone uscite da un pezzo. Non le nota nessuno, perché nell'elenco una postazione occupata è identica a una postazione usata. Poi arriva il preventivo di rinnovo con lo stesso numero dell'anno prima e quel numero non lo mette in discussione nessuno. Apri l'elenco utenti due volte l'anno e leggilo ad alta voce insieme a chi paga le fatture: sui nomi che nessuno riconosce più, la discussione dura pochi secondi.