Come creare un sommario automatico in Word

Un sommario automatico funziona con gli stili di intestazione, non con la formattazione manuale

Word genera un sommario dalle intestazioni del documento. Riconosce queste intestazioni grazie agli stili incorporati: Titolo 1 per i capitoli, Titolo 2 per i paragrafi, Titolo 3 per i sotto-paragrafi. Se ti limiti a ingrandire e mettere in grassetto un titolo, questo rimane invisibile per il sommario. Lo stile è il collegamento tra il testo e la tabella; senza, Word non sa cosa sia un titolo.

Questo sistema ha un secondo vantaggio che va oltre il sommario. Gli stili di intestazione popolano anche il Riquadro di spostamento (attivabile dalla scheda Visualizza, spuntando Riquadro di spostamento), che ti permette di saltare con un clic tra i documenti lunghi. Determinano inoltre la struttura del documento che usano gli screen reader e i lettori PDF. Applicare correttamente gli stili ti regala praticamente il sommario e nello stesso tempo rende il documento più accessibile.

Un sommario digitato a mano, in cui inserisci manualmente titoli e numeri di pagina, si rompe a ogni modifica. Se un capitolo si sposta di una pagina, tutti i numeri successivi sono sbagliati. La versione automatica risolve il problema perché Word calcola i numeri da solo. Perciò investi prima in stili di intestazione ordinati; ti ripagherà a ogni revisione del documento.

Se vuoi capitoli numerati (1, 1.1, 1.2), collega un elenco a più livelli agli stili di intestazione tramite Home > Elenco a più livelli > Definisci nuovo elenco a più livelli. Word numererà automaticamente le intestazioni e riporterà i numeri nel sommario. Anche questo funziona solo se i titoli portano gli stili di intestazione, quindi lo stile rimane la base di tutto.

Prima applica ovunque gli stili di intestazione corretti

Prima di inserire qualsiasi cosa, assegna a ogni titolo lo stile corrispondente. Seleziona un titolo, vai alla scheda Home e clicca su Titolo 1, Titolo 2 o Titolo 3 nella raccolta Stili. Usa i livelli in modo coerente: i titoli di capitolo ricevono Titolo 1, le sezioni sottostanti Titolo 2 e i titoli di dettaglio Titolo 3. Non saltare livelli, perché un Titolo 3 direttamente dopo un Titolo 1 disturba la gerarchia nell'elenco.

Se non ti piace la formattazione predefinita di uno stile di intestazione, modificala tramite lo stile stesso e non titolo per titolo. Fai clic con il tasto destro sullo stile nella raccolta e scegli Modifica. Tutti i titoli con quello stile si adeguano insieme e il sommario rimane corretto. Così mantieni un documento coerente in cui una modifica di carattere o colore si propaga ovunque nello stesso tempo, senza dover ritoccare ogni titolo separatamente.

Controlla rapidamente la struttura tramite il Riquadro di spostamento. Se vi manca un titolo, significa che ha lo stile Normale invece di uno stile di intestazione. Correggilo prima di inserire il sommario, così eviti buchi nell'elenco. Nello stesso riquadro puoi anche trascinare interi capitoli in un'altra posizione; Word sposterà insieme tutto il testo sottostante.

Inserisci il sommario dalla scheda Riferimenti

Quando le intestazioni hanno gli stili giusti, inserire il sommario è questione di tre click.

1. Posiziona il cursore dove vuoi che compaia il sommario, di solito su una pagina vuota dopo la copertina.
2. Vai alla scheda Riferimenti e clicca sul pulsante Sommario a sinistra.
3. Scegli tra le opzioni automatiche Sommario automatico 1 o Sommario automatico 2. La differenza sta solo nell'intestazione sopra l'elenco ("Sommario" o "Indice").

Riferimenti  ->  Sommario  ->  Sommario automatico 1

Word inserisce un elenco ordinato con titoli, livelli intermedi e numeri di pagina. Per navigare nel documento dal sommario tieni premuto Ctrl e clicca su una riga. Il cursore salterà al capitolo corrispondente. Se vuoi forzare una nuova pagina in modo che il sommario stia separato dal resto, inserisci un'interruzione di pagina con Ctrl + Invio prima di iniziare.

Se usi una numerazione di pagina diversa per la parte introduttiva, ad esempio numeri romani per il sommario e numeri arabi a partire dal capitolo 1, dividi il documento in sezioni con un'interruzione di sezione tramite Layout > Interruzioni > Pagina successiva. Poi imposti la numerazione per ogni sezione. Il sommario riprende questi numeri, purché tu aggiorni la tabella dopo ogni modifica.

Aggiorna il sommario dopo ogni modifica

Un sommario automatico è un campo, non testo normale. Se aggiungi un capitolo o i numeri di pagina cambiano, la tabella si adegua solo quando la aggiorni. Puoi farlo in due modi.

• Clicca in un punto qualsiasi del sommario e premi F9.
• Oppure clicca sul pulsante Aggiorna sommario che compare sopra la tabella quando ci clicchi dentro.

Word ti chiede quindi cosa vuoi aggiornare:

In caso di dubbio scegli sempre Aggiorna intera tabella. È sempre sicuro e impedisce che manchi un nuovo capitolo. Aggiorna la tabella come ultimo passaggio prima di salvare, stampare o esportare il documento. Se vuoi che Word aggiorni automaticamente i campi prima della stampa, attiva in File, Opzioni, Visualizzazione la voce "Aggiorna campi prima di stampare", così non rischierai mai di stampare un sommario obsoleto.

Personalizza la formattazione con Sommario personalizzato

Se vuoi mostrare più o meno livelli oppure cambiare i puntini tra titolo e numero di pagina, scegli Riferimenti > Sommario > Sommario personalizzato. In questa finestra puoi impostare tra le altre cose:

• Livelli di visualizzazione: quanti livelli di intestazione includere. Imposta 2 se vuoi mostrare solo capitoli e paragrafi, omettendo i titoli di dettaglio.
• Riempimento tabulazione: il carattere di riempimento tra testo e numero di pagina, ad esempio puntini, linee o niente.
• Formato: un aspetto predefinito come Formale, Classico o Elegante, che determina carattere e rientro.
• Mostra numeri di pagina e Allinea a destra: caselle di controllo per il layout classico con i numeri allineati a destra.

Nell'anteprima vedrai subito le modifiche. Conferma con OK. Word chiede se sostituire il sommario esistente; scegli Sì per applicare la nuova formattazione. Se necessario, puoi perfezionare l'aspetto delle righe dell'elenco tramite gli stili Sommario 1, Sommario 2 e Sommario 3, che Word associa automaticamente ai livelli. Modificando questi stili, l'aspetto dell'intera tabella si adegua di conseguenza.

Quando personalizzi, fai attenzione all'equilibrio tra livelli e leggibilità. Un sommario che mostra tutti e tre i livelli in un documento lungo diventa rapidamente un muro di righe disordinato. Per un report di decine di pagine spesso bastano due livelli, in modo che il lettore veda la struttura principale senza perdersi in dettagli secondari. I titoli di dettaglio rimangono comunque nel testo; semplicemente non li mostri nell'elenco.

Includi stili personalizzati o singole righe nel sommario

Se utilizzi stili di intestazione creati da te, puoi associarli a un livello tramite Sommario personalizzato > Opzioni. Inserisci un numero di livello per il tuo stile (1, 2 o 3) e cancella i numeri per gli stili che non vuoi mostrare. In questo modo anche un documento con stili aziendali personalizzati può avere un sommario corretto, senza dover tornare agli stili predefiniti.

Se vuoi includere una singola riga senza trasformarla in una vera intestazione, usa il pulsante Aggiungi testo nella scheda Riferimenti. Seleziona la riga, clicca su Aggiungi testo e scegli un livello. Al prossimo aggiornamento la riga comparirà ordinata nell'elenco, mantenendo la propria formattazione nel testo. Per escludere una riga, scegli invece l'opzione Non visualizzare nel sommario dal menu Aggiungi testo.

Questo approccio è utile in preventivi e manuali, dove non tutte le righe in evidenza sono titoli di capitolo. Per la condivisione di documenti simili, spesso conviene fissare la formattazione in un PDF, in modo che l'impaginazione e i numeri di pagina restino invariati per il destinatario, proprio come li vedi a schermo.

Risolvi i problemi più comuni con il sommario

La maggior parte dei reclami su un sommario deriva da una manciata di cause ricorrenti. Controllale prima di metterti a modificare la formattazione, perché quasi sempre il problema sta negli stili di intestazione o in un aggiornamento dimenticato.

• Il sommario rimane vuoto: i tuoi titoli non portano uno stile di intestazione. Applica Titolo 1, Titolo 2 o Titolo 3 e aggiorna con F9.
• I numeri di pagina non sono corretti: non hai aggiornato la tabella. Premi F9 e scegli Aggiorna intera tabella.
• Manca un titolo: quella riga ha lo stile Normale invece di uno stile di intestazione, oppure il livello di visualizzazione è troppo basso. Controlla lo stile e, se necessario, aumenta il numero di livelli visualizzati.
• Troppe righe nell'elenco: un paragrafo normale ha ricevuto per errore uno stile di intestazione. Reimposta su Normale.
• Errore! Segnalibro non definito: un riferimento a un segnalibro scomparso. Aggiorna l'intera tabella con F9; se l'errore persiste, elimina il sommario e inseriscine uno nuovo.
• Il sommario ha uno sfondo grigio: è l'ombreggiatura dei campi, visibile solo a schermo e non nella stampa. Per disattivarla, vai su File, Opzioni, Avanzate e imposta "Mostra ombreggiatura campi" su Mai.

Aggiorna sempre la tabella subito prima di inviare o consegnare il documento. Un lettore che riceve un PDF con i numeri di pagina di una revisione precedente cliccherà sul capitolo sbagliato, e dà un'impressione di sciatteria che si poteva evitare con un semplice F9.

Per la procedura completa e aggiornata e le varianti per ogni versione di Word, Microsoft rimanda alle istruzioni ufficiali per l'inserimento di un sommario. Se hai dubbi sulla versione di Office più adatta per determinate funzioni, confronta prima Microsoft 365 e Office 2021 per scoprire quali aggiornamenti e funzionalità sono inclusi. Se l'attivazione di Office non riesce, consulta la nostra guida sull'errore di attivazione 0xC004F074.