Incorporare i caratteri in PowerPoint: la guida per una presentazione perfetta su ogni computer

Incorporare i caratteri evita che la presentazione si disallinei su un altro computer

PowerPoint salva di default solo il nome del carattere, non il carattere stesso. Se apri la presentazione su un computer che non possiede quel carattere, PowerPoint lo sostituisce con un altro. Le righe si spostano, i titoli perdono l'allineamento e l'impaginazione salta. Incorporando il carattere, questo viaggia insieme al file e la tipografia resta identica ovunque, anche sul portatile di un collega o sul computer di una sala conferenze.

L'incorporamento è utile soprattutto quando usi un carattere aziendale non standard e condividi la presentazione con persone che non lo hanno, o se presenti su una macchina diversa da quella su cui l'hai creata. Se usi solo caratteri standard già presenti su ogni computer, incorporarli è di solito superfluo e aumenta soltanto le dimensioni del file senza vantaggi. La scelta dipende quindi da dove e da chi verrà aperta la presentazione.

Quando manca un carattere, PowerPoint ne sceglie automaticamente un sostituto, e raramente la scelta è felice. Un carattere stretto e pulito può essere rimpiazzato da uno standard più largo, facendo andare i titoli su due righe e riempiendo troppo i segnaposti. Su un computer di presentazione in sala te ne accorgi solo quando sei già davanti al pubblico. Incorporare i caratteri elimina questa incertezza, perché il carattere originale viaggia sempre con la presentazione.

Incorpora i caratteri da File, Opzioni, Salva in Windows

In PowerPoint per Windows l'impostazione si trova nelle opzioni di salvataggio, non nella finestra di salvataggio stesso. Per questo è facile non vederla: nella finestra Salva con nome non la trovi.

1. Fai clic su File > Opzioni.
2. Scegli a sinistra Salva.
3. In basso, spunta Incorpora caratteri nel file.
4. Scegli subset o tutti i caratteri (vedi la sezione successiva).
5. Fai clic su OK e salva la presentazione come .pptx.

File  ->  Opzioni  ->  Salva  ->  Incorpora caratteri nel file

L'impostazione vale da quel momento per il file corrente. Se salvi in un formato più vecchio, PowerPoint può eliminare i caratteri incorporati; perciò usa sempre il formato .pptx moderno. Se vuoi l'impostazione per ogni nuova presentazione, il segno di spunta resta attivo finché non lo togli, quindi basta farlo una volta sola.

Se ti sembra che l'incorporamento non funzioni, controlla di aver salvato effettivamente come .pptx e non come .ppt o un modello. Solo il formato moderno conserva in modo affidabile i caratteri incorporati. Se per sbaglio salvi in un formato di compatibilità, i caratteri svaniranno senza alcun avviso e l'impaginazione salterà comunque sull'altro computer.

Incorpora i caratteri da Preferenze sul Mac

In PowerPoint per Mac l'opzione si trova in un punto diverso. Le versioni recenti supportano l'incorporamento; quelle molto vecchie non lo facevano e a volte non riuscivano nemmeno a visualizzare i caratteri incorporati.

1. Nella barra dei menu, fai clic su PowerPoint > Preferenze.
2. Scegli Salva.
3. Spunta Incorpora caratteri nel file.
4. Chiudi la finestra e salva la presentazione come .pptx.

Se lavori in un ambiente misto Windows e Mac, verifica che anche chi riceve abbia una versione in grado di visualizzare i caratteri incorporati. Un carattere incorporato su Windows non sempre appare correttamente in una vecchia versione per Mac. Nel dubbio, un pdf è il modo più sicuro per congelare l'impaginazione, indipendentemente dal sistema operativo, perché un pdf mostra ovunque le stesse lettere.

Se puoi, prova il risultato su un secondo computer prima di dover usare davvero la presentazione. Copia il file incorporato su una chiavetta USB o inviatelo, aprilo su una macchina priva dei tuoi caratteri e controlla che le diapositive siano identiche. Così sarai sicuro che l'incorporamento è riuscito e non avrai sorprese al momento di presentare.

Scegli con criterio tra subset e tutti i caratteri

Quando incorpori i caratteri puoi scegliere tra due opzioni. La differenza incide sulla dimensione del file e sulla possibilità che altri modifichino il testo.

Il subset mantiene il file piccolo ed è ideale se chi riceve deve solo guardare o presentare. Scegli tutti i caratteri se qualcuno deve ancora modificare il testo e potrebbe inserire lettere che tu non hai usato, perché altrimenti nel subset mancherebbero. Una presentazione su cui lavorano più persone trae quindi vantaggio da tutti i caratteri, nonostante il file più grande. Se sei incerto, usa il subset per l'invio e tutti i caratteri solo per un file che viene ancora passato per modifiche.

C'è un'altra insidia nell'opzione subset. Se qualcuno prova a modificare un carattere incorporato come subset e digita un carattere che non è nel subset, PowerPoint non può mostrare quel carattere nel tipo di carattere corretto. Per un file che fai solo visualizzare non è un problema, ma per un modello compilato da altri è un buon motivo per scegliere tutti i caratteri, nonostante il peso maggiore.

Controlla quali caratteri stai usando prima di inviare

Prima di incorporare, è utile sapere quali caratteri sono presenti nella presentazione. Così eviti sorprese per chi la riceve. Da Home > Sostituisci > Sostituisci caratteri vedi nell'elenco a discesa tutti i caratteri usati nel file. Se ne compare uno sconosciuto o non standard, è il candidato da incorporare o da sostituire.

Nella stessa finestra puoi sostituire in blocco un carattere con un altro. È utile se scopri che una diapositiva usa un carattere non incorporabile: sostituiscilo con uno simile ma incorporabile. Poi rivedi le diapositive, perché una sostituzione può spostare leggermente le interruzioni di riga e portare qualche titolo su una seconda riga.

Considera anche i caratteri negli oggetti inseriti. Il testo in SmartArt, grafici o caselle di testo raggruppate usa spesso lo stesso carattere del resto, ma le immagini con testo all'interno non contengono un vero carattere e non cambiano. Chi vuole la certezza che ogni parola sullo schermo sia corretta controlla perciò non solo le normali caselle di testo ma anche gli oggetti sulle diapositive.

Cosa fare quando l'incorporamento non riesce

A volte compare il messaggio "Alcuni caratteri non possono essere salvati con la presentazione". Significa che il carattere ha una restrizione di incorporamento: la licenza del carattere non lo consente. È una proprietà del carattere stesso, non di PowerPoint, e non puoi aggirare quel flag.

• Caratteri incorporabili: solo i caratteri TrueType e OpenType con un flag di licenza che lo permette possono essere incorporati.
• Caratteri con restrizioni: i caratteri con il flag "incorporamento non consentito" vengono rifiutati da PowerPoint.
• Caratteri più vecchi: i caratteri PostScript Tipo 1 non possono essere incorporati; funzionano solo TrueType e OpenType.
• Caratteri di sistema standard: caratteri comuni come Arial e Calibri non vengono incorporati di proposito, perché quasi tutti i computer li hanno già.

Se incontri un carattere con restrizioni, sostituiscilo con uno simile che permetta l'incorporamento, oppure usa una delle alternative descritte sotto. Microsoft spiega i requisiti e l'avviso nella guida ufficiale sull'incorporamento dei caratteri personalizzati.

Se hai dubbi sul fatto che un carattere specifico sia incorporabile, puoi verificarlo in anticipo. Cerca il carattere nella cartella dei caratteri del sistema e visualizzane le proprietà; alcuni programmi di installazione e gestori di caratteri mostrano lì i diritti di incorporamento, di solito indicati come installabile, modificabile, solo visualizzazione e stampa o con restrizioni. Solo i primi due consentono un incorporamento completo. Se non sei sicuro, una rapida prova – incorporare e aprire su un'altra macchina – è il modo più veloce per toglierti il dubbio.

Alternative quando l'incorporamento non è possibile

Se non puoi o non vuoi incorporare, ci sono altri modi per conservare l'impaginazione. Scegli l'approccio più adatto a ciò che il destinatario deve fare con il file.

• Esporta in pdf: da File > Esporta crei un pdf che blocca l'impaginazione. Utile se la presentazione deve solo essere visualizzata, non modificata.
• Installa il carattere sul computer di destinazione: se hai accesso alla macchina su cui presenti, installa lì lo stesso carattere; a quel punto l'incorporamento è superfluo.
• Scegli un carattere standard: usa un carattere presente su quasi tutti i computer, come Arial o Calibri, così non salta nulla e non devi incorporare niente.

Se presenti da una chiavetta USB su un computer sconosciuto, valuta l'idea di impacchettare la presentazione. Nelle versioni più vecchie si chiamava Prepara per CD; l'idea è che PowerPoint copia i caratteri usati e i file collegati in una cartella. Se questa opzione non esiste più nella tua versione, allora un .pptx con caratteri incorporati e un pdf insieme sono la combinazione più sicura: il pdf come riserva nel caso in cui il computer di destinazione non apra correttamente il file.

Queste valutazioni ricordano altre scelte che riguardano software e licenze, dove la forma di licenza stabilisce cosa puoi fare con un file o un programma. Per capire come le licenze differiscono in base all'edizione, leggi la differenza tra licenze OEM, retail e volume. E assicurati che i tuoi file Office restino impeccabili; se in Excel incontri un errore #RIF! (#REF!) di Excel, puoi risolverlo con la stessa precisione.