Trasferire una licenza Office su un altro PC

Prima di installare qualsiasi cosa, scopri che tipo di licenza Office possiedi.

Hai un PC nuovo sulla scrivania e vorresti ritrovarci il tuo Office, ma ogni pagina che apri racconta una storia diversa. Alla fine di questa guida saprai quale delle quattro strade ti riguarda e l'avrai percorsa, oppure saprai perché nel tuo caso quella strada non esiste.

La domanda che decide tutto non è come si trasferisce, ma cosa hai comprato. Le licenze Office sono quattro, e una di queste non si sposta mai. Chi salta questo passaggio si blocca a metà strada.

Se hai dei dubbi, apri Word o Excel sul vecchio computer e vai su File > Account. Nella sezione Informazioni sul prodotto trovi il nome completo, il numero di versione e la build. Se compare un anno nel nome si tratta di un acquisto singolo; se compare Microsoft 365 hai un abbonamento. Dallo stesso pulsante, in Informazioni su Excel, apri le condizioni di licenza valide per la tua copia.

Office arrivato insieme al computer resta legato a quel computer.

Partiamo dalla notizia scomoda, perché riguarda moltissime persone. Se Office era già installato quando hai acceso il vecchio portatile per la prima volta, quella licenza appartiene alla macchina. Non a te e nemmeno al tuo account: alla macchina.

Le condizioni di licenza dell'Office preinstallato lo dicono in una riga: chi ha acquistato il software preinstallato su un dispositivo può trasferirlo a un altro utente soltanto insieme a quel dispositivo. Vendi il portatile e Office parte con il portatile. Lo tieni e Office resta lì.

Capita spesso con i notebook di marca venduti come pacchetto completo. Chi li compra dà per scontato che Office sia suo, e scopre il contrario mesi dopo, con il vecchio PC già formattato. Il codice Product Key non lo aveva mai visto nessuno, e anche questo torna: Microsoft spiega che su un PC venduto con Office a pagamento il codice digitale viene trasmesso al computer nel momento in cui attivi Windows, senza alcun foglietto stampato.

Una verifica prima di darlo per perso. Se su un PC nuovo trovi Office senza aver pagato nulla, secondo Microsoft di solito è una prova di un mese di Microsoft 365 Family, non una licenza completa. E se vuoi capire perché certe licenze viaggiano e altre no, il quadro completo sta in il confronto tra licenze OEM, retail e a volume.

Quando il problema è davvero un OEM, l'unica via d'uscita seria è una licenza tua e trasferibile. Un acquisto singolo come Microsoft Office 2021 Pro Plus resta legato a te e non alla scheda madre, e ti segue anche al computer successivo.

Una licenza acquistata a parte si sposta, ma non più di una volta ogni novanta giorni.

Se Office lo hai comprato separatamente, in scatola o come download con codice, hai un acquisto singolo. Quello si sposta. Le condizioni sono due, e la seconda la conoscono in pochi.

Nella sua pagina di supporto sul trasferimento della licenza Office, Microsoft scrive che un acquisto singolo si installa su un solo PC o Mac e che puoi trasferire Office 2024 o Office 2021 su un altro computer di tua proprietà, ma non più di una volta ogni novanta giorni, con un'eccezione in caso di guasto hardware: in quel caso puoi farlo prima. A ogni trasferimento devi rimuovere il software dal computer precedente. Verificato l'8 agosto 2026.

Non è un blocco tecnico da aggirare. È la condizione con cui hai comprato. In pratica: evita di rimbalzare tra due macchine per vedere dove Office gira meglio. Scegline una.

• Disinstalla Office sul vecchio PC dall'elenco delle app installate nelle Impostazioni, prima di vendere o formattare la macchina.
• Accedi al tuo account Microsoft, nella pagina dei servizi e degli abbonamenti, con lo stesso account usato a suo tempo per attivare Office.
• Avvia l'installazione sul nuovo PC da quella stessa pagina. Il codice non serve di nuovo, se l'acquisto è già collegato all'account.
• L'acquisto non compare? Collegalo prima dalla pagina di configurazione di Microsoft, usando il tuo codice.

https://account.microsoft.com/services/
https://www.microsoft365.com/setup

C'è un dettaglio spinoso sulla disattivazione. Per gli abbonamenti esiste un pulsante di disconnessione, ma Microsoft afferma senza giri di parole che non esiste alcun modo per disattivare Office Home & Student, Office Home & Business, Office Professional o le singole app. Su quelle versioni disinstallare non è una formalità: è l'unico gesto che conta davvero.

Se poi l'attivazione si inceppa sul computer nuovo, c'è un codice che compare più di tutti gli altri messi insieme, e lo trattiamo a parte nell'articolo sull'attivazione di Office non riuscita con errore 0xC004F074.

Con un abbonamento Microsoft 365 non trasferisci nulla: installi e accedi.

In un abbonamento la licenza vive nel tuo account Microsoft, non in un computer. Non esiste quindi un trasferimento, ma una installazione in più.

1. Accedi sul nuovo PC con lo stesso account Microsoft con cui hai sottoscritto l'abbonamento e apri la pagina di installazione del tuo account.
2. Scegli Install apps e poi Install per scaricare il programma di installazione.
3. Esegui il file scaricato e attendi il messaggio che conferma l'installazione.
4. Apri Word o Excel e accetta le condizioni di licenza. L'attivazione è fatta.

Microsoft 365 si installa su tutti i tuoi dispositivi e puoi restare connesso su cinque contemporaneamente. Se superi quel numero, disconnetti da remoto un dispositivo che non usi più. Si fa dalla pagina di installazione del tuo account, nel riquadro Devices, con il pulsante Sign out of Office accanto al computer interessato. La pagina segue la lingua del tuo account, quindi l'etichetta può cambiare; il punto resta lo stesso.

https://account.microsoft.com/services/office/install

Su questo serve pazienza: Microsoft indica che possono passare fino a 72 ore prima che Office su quel dispositivo si accorga della disconnessione remota. Nel frattempo lì si possono aprire e stampare documenti, ma non modificarli né crearne di nuovi.

Spostare una licenza da un account Microsoft a un altro non è possibile.

È una delle ricerche più frequenti in italiano ed è anche quella che delude di più. La scena tipica: hai attivato Microsoft 365 con un indirizzo di posta di quindici anni fa, che ormai apri una volta l'anno, e vorresti portare l'abbonamento sull'account che usi oggi. Microsoft non lascia spazio a interpretazioni: un abbonamento Microsoft 365 esistente non può essere trasferito da un account Microsoft a un altro.

Non c'è un pulsante nascosto né un modulo riservato. L'unica strada descritta da Microsoft, per Microsoft 365 Family, è un giro largo: disattivare il rinnovo automatico in modo che l'abbonamento in corso scada, aspettare la fine del periodo pagato, far sottoscrivere un nuovo abbonamento al titolare dell'account giusto e poi condividerlo con i familiari.

Con un acquisto singolo il discorso cambia, perché lì non c'è un abbonamento ma una licenza legata a una persona. Per gli utenti dello Spazio economico europeo Microsoft descrive una via per trasferire la licenza a un'altra persona nella misura consentita dalla legge, contattando il servizio clienti: Microsoft annulla il tuo diritto d'uso e invia al nuovo titolare le istruzioni per collegare la licenza al proprio account.

Il mio consiglio va controcorrente: non cancellare il vecchio account. Finché ha un acquisto collegato, è la tua prova. Perdere la password è seccante, eliminare l'account è definitivo.

Se la licenza è dell'azienda, a spostarla è l'amministratore.

Se in Office accedi con l'indirizzo aziendale o scolastico, la licenza arriva da un'assegnazione centrale. Tu non puoi spostarla, e non è un limite ma il funzionamento previsto.

La tua parte è breve: installa Office sul PC nuovo e accedi con l'account di lavoro. La licenza si sistema da sola finché il tuo utente ha ancora un'assegnazione. Se restituisci il vecchio computer, segnalalo, perché un dispositivo dimenticato resta a inventario.

Nessuna chiavetta USB e nessun programma di migrazione sposta una licenza.

La domanda torna così spesso da meritare un titolo suo. No, Office non si copia su una chiavetta USB per essere riaperto altrove. E no, i programmi di migrazione che trovi ovunque non risolvono questo problema.

Il motivo è semplice, una volta capito dove abita una licenza. Office è fatto di due cose: i file sul disco e un'attivazione registrata presso Microsoft. Quei programmi copiano la prima metà. La seconda, l'unica che conta, resta indietro. Il risultato è un Office che si avvia e avvisa subito di non essere provvisto di licenza.

Documenti e parte delle impostazioni, invece, quei programmi li portano davvero. È lavoro utile. Solo che non tocca la licenza, ed è proprio la distinzione che sparisce nei testi pubblicitari.

I tuoi documenti e la posta di Outlook viaggiano separati dalla licenza.

La licenza non porta con sé i file e i file non portano con sé la licenza. Due lavori distinti, e il secondo lo si ricorda quando si apre Outlook e si trova la posta in arrivo vuota.

Con un account Microsoft 365 o Exchange, Outlook riscarica tutto dal server e non devi copiare niente. Con POP la posta sta in un file pst sul vecchio disco. Microsoft indica questo percorso:

C:\Users\<nome utente>\Documents\Outlook Files

Copia quel pst sul computer nuovo, configura prima l'account di posta e apri il file da Outlook solo dopo. Due avvertenze dello stesso Microsoft: spostare un pst non sposta le impostazioni dell'account, e un file ost non è spostabile, perché Outlook lo ricrea quando aggiungi un account.

Non dimenticare le firme di posta e il dizionario personalizzato. Nessuno se ne accorge finché non deve partire la prima mail.

Ancora non funziona? Le cause sono quasi sempre queste.

Gli avvisi di Office sono brevi e spiegano poco. Queste quattro coprono la maggioranza dei casi:

• Hai effettuato l'accesso con l'account sbagliato. Molti hanno due account Microsoft e l'acquisto sta sull'altro. Controlla in File > Account con quale indirizzo sei entrato.
• Compare l'avviso di prodotto disattivato (in inglese "Product Deactivated"). L'accesso è scaduto o è stato liberato altrove: accedi di nuovo con l'account che possiede la licenza.
• Compare l'avviso di prodotto senza licenza (in inglese "Unlicensed Product"). Su un acquisto singolo di solito significa che quell'installazione non è mai stata collegata all'acquisto, non che la licenza sia rotta.
• Hai toccato il limite dei novanta giorni. Se hai spostato Office di recente non è un guasto, è la condizione che fa il suo lavoro. Se il computer precedente si è rotto, vale l'eccezione per guasto hardware.

Prima di cercare oltre, guarda quali dispositivi sono ancora collegati al tuo account Microsoft. Un PC che non hai più si toglie dalla pagina dei dispositivi con il pulsante Remove device.

https://account.microsoft.com/devices

Se nemmeno così si sblocca, scrivici indicando il nome del prodotto che leggi in File > Account e il messaggio esatto che vedi: con questi due dati di solito basta una risposta.

Una cosa che noto sempre: chi finisce prima è chi ha ancora il vecchio computer acceso. Non perché ci prenda qualcosa, ma perché può tornare a guardare. Formatta quella macchina quando la nuova funziona sul serio, non una sera prima.